Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Акт на списание документов с истекшим сроком хранения образец 2016

Акт на списание документов с истекшим сроком хранения образец 2016

Акт на списание документов с истекшим сроком хранения образец 2016

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Copyright: фотобанк Лори В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить.

Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье. Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг.

Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация.

При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате.

Уничтожению подлежат документы:

  1. которые невозможно прочитать и восстановить.
  2. которые утратили свое практическое значение;
  3. срок хранения которых уже истек;

Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

  1. Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № ;
  2. Приказом Росархива от 20.12.2019 № (перечень видов документации со сроками хранения);
  3. Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № от 06.12.2011 и др.).
  4. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № (правила хранения и учета документов);

Читайте также: Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

  1. Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
  2. Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
  3. Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
  4. Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию.

Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

Читайте также: Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

  1. перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
  2. наименование документа;
  3. наименование организации;
  4. Ф.И.О. и подписи членов комиссии.
  5. дату составления;
  6. наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

  1. «Шапка».

    Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О.
    и подпись руководителя, утвердившего документ.
  2. Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
  3. Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы.

    Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.

  4. Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.
  5. Основная часть.
    В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество.

    Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Перечень вступил в силу с 18 февраля 2021 года.

Читайте также: Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов. В документе указывают сведения об организации и составе комиссии.
Далее вносят следующую информацию:

  1. когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
  2. каким способом.
  3. какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;

Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.
Читайте также: При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

  1. Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
  2. Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
  3. В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.
  4. Заверение печатью не требуется.

Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств.

Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

    , ,

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет | 10:50 6 июня 2018 Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Взаимозачет Бухгалтерский учет Трудовые отношения Бухгалтерский учет Налог на имущество | 16:38 5 декабря 2017 Бухгалтерский учет Кадровое делопроизводство Страховые взносы ФСС Бухгалтерская отчетность Иностранные работники Бухгалтерская отчетность НДФЛ Выплаты персоналу Страховые взносы ПФР Штрафы Прием на работу Иностранные работники НДФЛ | 10:46 17 августа 2021 Заработная плата НДФЛ Экономика и бизнес Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Уничтожение бухгалтерских документов: как составить акт об этом

Со временем организации и ИП накапливают большой объем документации, которая становится невостребованной либо уже нет обязанности ее хранить. Возникает вопрос: как провести уничтожение бухгалтерских документов?

Важен правильный подход к этой процедуре.

Иначе есть риск получить серьезные претензии от налоговиков и других проверяющих. Законодательство РФ обязывает руководство предприятий обеспечить надлежащее хранение на протяжении 5 лет:

  1. регистров бухучета;
  2. «первички»;
  3. аудиторских заключений и др.

А для некоторых документов сроки не ограничены.

Например:

  1. расчетно-платежные ведомости;
  2. годовая бухгалтерская отчетность;
  3. ликвидационный баланс;
  4. справка о получении статуса юрлица и постановке на учет в ИФНС.

Ряд документов со сроком хранения до 10 лет считают текущими и не отправляют в архив. Они лежат в структурных подразделениях компании, а затем по истечении времени их ликвидируют. При решении данной задачи надо руководствоваться следующими правовыми актами:

  1. Законом
  2. Перечнем Минкультуры 2010-го года № 558;
  3. приказом Минкультуры № 526 2015-го года.

По закону уничтожение бухгалтерских документов возможно при одном условии: срок их хранения истек до 31 декабря минувшего года (включительно).

Иначе избавиться от них можно будет только в следующем году. Если результаты деятельности компании оказались отрицательными и убыток отнесен на будущие периоды, подтверждающие его размер документы актуальны на протяжении всего срока такой налоговой оптимизации Данное правило установлено в п.

4 ст. 283 НК РФ. Когда законный срок истекает и переносить на будущее нечего, в обычном порядке составляют акты на уничтожение бухгалтерских документов. Электронные документы, размещенные в архивном фонде предприятия, тоже могут со временем утратить практическую значимость. Согласно ст. 5 Закона Подробнее об этом см.

«». Перед уничтожением бухгалтерских документов в первую очередь определяют их списки. В них относят материалы:

  1. утратившие юридическую силу;
  2. не обладающие практической значимостью;
  3. превысившие срок хранения по закону.

Для точного определения временного интервала анализируют, например, обложки дел с подшитыми справками, счетами и т.

п. На следующем этапе экспертная комиссия проводит анализ их ценности. Решение принимают в присутствии руководства на основании соответствующего положения о комиссии. Затем документацию, признанную устаревшей и/или ненужной, извлекают для дальнейшей утилизации.

Руководитель вправе увеличивать сроки хранения для практических целей, но уменьшать их – не рекомендуется!

Уточним, что проведение рассматриваемой процедуры уничтожения бухгалтерских документов – это право, а не обязанность предприятия.

Но когда принимают решение о прекращении их существования, нужно соблюдать правила. Иначе контролирующие органы будут толковать статус документов как «в наличии». Однако при поступлении запроса на них – предъявить нечего.

Оформлением акта о ликвидации бухгалтерской макулатуры занимается экспертная комиссия, которую для этого создают на предприятии. Установленного бланка такого акта не существует, поэтому форму нужно разработать самостоятельно и утвердить распоряжением руководства. Условно рассматриваемый акт можно поделить на 3 части: 1«Шапка»Содержит сведения о компании, ее реквизиты, Ф.И.О.

начальника 2Основная частьСостоит из названия акта, под которым располагают основной текст. В нем описывают состав экспертной комиссии и дают информацию о самом мероприятии. При этом обязательно (!) приводят список документов под уничтожение.

3Заключительная частьСтавят дату и подписи (с расшифровкой) лиц, ответственных за составление документа и проведение мероприятия.

Далее по ссылке вы можете . При составлении акта иногда затруднительно выбрать из Перечня Минкультуры 2010-го года № 558 подходящую позицию со сроком хранения. Есть важный нюанс: многие наименования документов для удобства обобщают, поэтому заголовок, под которым они будут фигурировать, может отличаться. Ответственный сотрудник вправе самостоятельно выбирать позицию, к которой отнести ту или иную бухгалтерскую справку.

Таким образом, разрешено:

  1. включать в акты на уничтожение бухгалтерских документов те из них, срок хранения которых истек к первому дню текущего периода;
  2. группировать однотипные справки под определенным заголовком.

При обнаружении документов с неизвестным сроком хранения экспертная комиссия вправе сделать запрос в архивное учреждение. Основание – п. 2.2.5 Правил работы архивов предприятий 2002-го года. После оформления акта на невостребованные бухгалтерские материалы от них избавляются.

Варианты уничтожения организация выбирает самостоятельно:

  1. разрыв вручную;
  2. при помощи шредеров.
  3. посредством сжигания;

Некоторые фирмы даже предлагают различные степени уничтожения бухгалтерских документов в зависимости их ценности для третьих лиц. Данный факт фиксирует дополнительный документ, подтверждающий выполнение всей процедуры уничтожения бухгалтерских документов. Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

› › › Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.СодержаниеОсновная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа.

Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

  1. Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).
  2. Хищение бумаг;
  3. Порча документации в результате возгорания или затопления;

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе.

Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления.

Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств. вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения.

Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации. Процедуру ликвидации бумаг может осуществлять фирма-аутсорсер.

В этом случае нужно тщательно проверить документ на предмет соответствия всем законодательным нормам.

Важно, чтобы составленный акт действительно мог служить подтверждением процедуры ликвидации.Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете

  1. Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
  2. Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.
  3. Приведение полного перечня уничтоженной документации;

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

  1. Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
  2. В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
  3. Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

установлены правила, регламентирующие хранение.

Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  1. Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.
  2. Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  3. В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.Перечень устанавливает следующее:

  1. Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.
  2. Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  3. «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  4. Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;

Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации.

К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы. В случае любой проверки или притязаний со стороны налоговых органов такая документация подтвердит, что все выплаты в бюджет фирма произвела полностью, и их суммы можно проверить в любой момент.Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию).

Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.Акт об уничтожении документов – образец заполнения:Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения.

Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.Если документацию нужно изъять из государственного архива, она истребуется по накладной. Переданные архивом бумаги, которые должны быть утилизированы, описываются в перечне. Этот перечень и есть тот самый акт на уничтожение документов.

В нем указывается наименование бумаг и их количество.Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

  1. Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
  2. Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
  3. Дата утверждения акта руководства;
  4. После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).
  5. На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
  6. Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;

Акт утилизации документов – образец заполнения:Все бумаги, подлежащие утилизации и внесенные в акт, до момента уничтожения должны храниться отдельно.

После рассмотрения комиссией акт заверяет руководитель. Факт утилизации подтверждается актом об уничтожении.

Процедура осуществляется путем сжигания или посредством специального оборудования в присутствии членов комиссии.Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

  1. Крайние даты;
  2. Период хранения;
  3. Номер документа по описи или номенклатуре;
  4. Статьи согласно Перечню.
  5. Наименование дела (общее название документа);
  6. Количество хранящихся экземпляров;

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации.

Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания.

Срок хранения таких документов составляет пять лет.Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя.

Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон.

Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя.

Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью: Понравилась статья?Лайк автору1

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

5354 Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг.

Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов.

Однако просто уничтожить бумаги нельзя.

Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

ФАЙЛЫ Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

  1. Сжигание.
  2. Уничтожение посредством шредера.
  3. Сдача в пункт приема макулатуры.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются.

Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги. Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура.

Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе.

Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем. Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид: ООО «Япония» 4.11.2017 г.

Москва С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Сформировать комиссию со следующим составом участников: Руководитель: Петров А.С.

(гендиректор) Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П.

(начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ) 2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов. 3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.

4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу. ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения.

Рассмотрим все ее функции:

  1. Полная экспертиза документации.
  2. Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
  3. Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
  4. Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре. ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу.

После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить. Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры.

В нем должна содержаться эта информация:

  1. Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  2. Способ избавления от бумаг.
  3. Распоряжение.
  4. Дата.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

  1. Опись бумаг, которые были уничтожены.
  2. Способ избавления от документов.
  3. Исполнитель, ответственный за мероприятие.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт.

Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи. Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе.

Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику.

Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

29036 Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг.

Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации.

Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения. Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.

После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п.

параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков. Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  1. Отдельно вписывается состав комиссии.
  2. В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  3. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
  4. Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  5. Вначале документа указывается название организации.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

  • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
  • В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
  • В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  • В завершение акт должны подписать все члены комиссии.

    Напротив подписей должна стоять их расшифровка.

    Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

  • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
  • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень.

    Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону.

В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

→ → → Добавить в «Нужное» Актуально на: 9 ноября 2016 г. Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в .

А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале. Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации.

В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются ().

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности.

Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения. Проверка ценности документов должна производиться ежегодно ().

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения.

Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем ().

Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов. Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов. Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте. Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор» 121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26 ИНН 7731332719 / КПП 773101001 Утверждаю Мохов Генеральный директор Мохов О.Л. 08.11.2016 Акт об уничтожении документов от 07.11.2016 № 1 Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П.

и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы: Наименование документов Период составления Количество папок документов (шт.) Срок хранения (лет) Товарные накладные полученные 01.01.2010-31.12.2010 4 5 Товарные накладные выданные 01.01.2009-31.12.2010 10 5 Счета-фактуры полученные 01.01.2010-31.12.2010 5 5 Счета-фактуры выданные 01.01.2009-31.12.2010 9 5 Кассовые документы 01.01.2007-31.12.2009 3 5 Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 07.11.2016 № 263-16/Б. Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./ Члены комиссии: Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./ Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./ Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./ Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Утилизация бухгалтерских документов

Copyright: фотобанк Лори , и бухгалтерская отчетность подлежат хранению.

Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки.

Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно. Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа.

Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию. Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

  • Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
  • Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве.

Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению. Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв.

приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде.

Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

  • Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

  1. уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку.

    Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;

  2. уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
  • После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов.

    Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.

Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения. Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов представлен ниже: Рубрики: Tags: Понравилась статья?

Подпишитесь на рассылку Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Кадровое делопроизводство Страховые взносы ФСС Бухгалтерская отчетность Иностранные работники Бухгалтерская отчетность НДФЛ Страховые взносы ПФР Выплаты персоналу Штрафы Прием на работу Иностранные работники НДФЛ | 10:46 17 августа 2021 НДФЛ Заработная плата Экономика и бизнес Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

One thought on “Акт на списание документов с истекшим сроком хранения образец 2016

  1. дак составь! причем тут любовь?))) Дату проставь главное и не забудь подписать у шефа))) А да! комиссию назначь по уничтожению или утилизации))) Вот такая любовь))

Comments are closed.

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+