Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Как контролировать рабочее время и повысить эффективность работы

Как контролировать рабочее время и повысить эффективность работы

Как контролировать рабочее время и повысить эффективность работы

Как повысить эффективность сотрудников без больших затрат?

21.05.2021 — 6 мин чтения Эффективность сотрудника — важный фактор в успехе компании. Чем эффективнее работает персонал, тем быстрее и качественнее развивается бизнес. Когда сотрудники трудятся вполсилы, это вредит компании. Повысить эффективность их работы – приоритетная задача хорошего управленца.

Тем более, что сделать это можно без больших материальных затрат. Эффективность – это способность выполнять поставленную задачу максимально качественно, без перерасхода ресурсов и за минимальное время. Понятие эффективности складывается из нескольких факторов:

  • Экономичность: сотрудник достигает цели с минимальными ресурсами – временными, материальными, организационными. Из двух event-менеджеров эффективнее будет тот, кто организует достойный корпоративный праздник с меньшим бюджетом. Важно понимать, что экономичность – не самоцель, а всего лишь один из факторов эффективности.
  • Результативность: деятельность сотрудника имеет конкретный результат, который соответствует установленной цели. Бывает, что менеджер талантлив в переговорах, хорошо проводит презентации и находит общий язык с клиентами, но продажи не закрывает. Несмотря на все его таланты, он не эффективен.
  • Продуктивность: сотрудник решает производственные задачи за минимально возможное время. Он не растягивает сроки, но и не форсирует события, чтобы не потерять в качестве. Способность к продуктивности наиболее ярко проявляется, когда нужно решить нестандартную задачу.

Наряду с основными факторами, определяющими эффективность, выделяют вспомогательные:

  • Организованность: у сотрудника настроены и отлажены процессы достижения целей.

    Они интегрированы в систему деятельности организации.

  • Функциональность: действия сотрудника соответствуют стратегическим целям компании.
  • Рациональность: при решении производственной задачи сотрудник использует хорошо продуманные и отточенные на практике способы, и приёмы.

Чтобы соответствовать всем факторам эффективности, сотрудник должен быть продуктивным, ориентироваться на результат и находить оптимальные пути решения задач. Прежде, чем перейти к методам повышения эффективности сотрудников, разберёмся в барьерах, которые мешают персоналу работать результативно и продуктивно.

Эти проблемы характерны для компаний, различных по специализации и масштабу.Анализ деятельности более сотни организаций показал, что негативно на эффективность сотрудников влияют следующие факторы:

  1. Отсутствие чётких целей и общего понимания, что нужно компании от работника. Когда человек не видит главной цели, к которой нужно придти, он не стремится идти быстро. Иногда он вовсе не хочет идти, действуя по принципу закона сохранения энергии. Должностные инструкции и обязанности не спасают. Эти документы во многих случаях выполняются формально, чтобы создать видимость работы.
  2. Отсутствие чёткого распределения задач, приводит к рассогласованность действий между коллегами. Когда в компании нет разграниченного функционала, зоны ответственности размыты или не распределены вовсе, то у сотрудников нет возможности быть эффективными. Много времени в такой ситуации уходит не на достижение целей, а на сортировку задач и «междоусобные войны».
  3. Низкий уровень мотивации. Речь не только о заработной плате, а о целостной системе мотивирования сотрудников. Когда людей не поощряют за хорошую работу, у них пропадает желание быть продуктивными и результативными. Эффективность требует от человека максимальной концентрации энергии, интеллекта, личностного потенциала. Это трудно. Делать что-то трудное просто так никто не хочет.
  4. Нет взаимодействия с коллегами. Неблагоприятный психологический климат плохо отражается на эффективности сотрудников, равно как и отсутствие командного духа.
  5. Отсутствие работающей системы планирования и контроля. На бумаге она существует в 90% организаций, но реализуется далеко не везде. Даже высокоорганизованные люди, способные самостоятельно планировать деятельность, признаются, что отсутствие общего плана в компании снижает их личную эффективность. Когда его нет, всегда есть риск сделать работу впустую, не угадать со сроками, ошибиться в ресурсах.
  6. Отсутствие критериев для оценки труда сотрудников. Если в компании нет понятной, прозрачной, и справедливой системы по оценке работы персонала, значит, у неё большие проблемы с эффективностью. Неоцененный труд, с одной стороны, влечёт разочарование, которое разрушает мотивацию, с другой, развивает безответственность.
  7. Цейтнот и стресс. Это главные враги эффективности. Когда рабочие вопросы решаются в авральном режиме, они становятся большой проблемой для сотрудников. На «тушение пожаров» уходит вдвое больше энергии, чем на достижение целей в плановом режиме. К тому же, стрессовые ситуации провоцируют эмоциональное выгорание.

Заставить человека быть эффективным в работе невозможно.

Но можно создать условия, которые пробудят в нём такое желание. Самые очевидные методы материальной стимуляции оказываются далеко не всегда самыми действенными.

Многочисленные эксперименты показывают, что размер заработной платы практически никак не влияет на эффективность работы сотрудника.

А вот грамотная организация рабочего процесса запустит продуктивность даже у тех, кто привык лениться. Методы повышения эффективности персонала доступны и незатратны.

Для внедрения большинства из них необходим здравый подход и перестройка системы управления предприятием. Значительного повышения фонда заработной платы не потребуется.Вот самые простые методики, которые сделают персонал более эффективным:

  1. Постановка целей для сотрудников и подразделений компании. Цель – это ориентир, путеводная звезда, которая задаёт направление для движения. Одновременно цель – это результат, достижение которого принесёт весомые преимущества всем, кто принимал участие в его достижении. Осознание этого факта уже пробуждает желание стать эффективнее. Ясные, конкретные цели дисциплинируют, организуют, усиливают мотивацию. Сравните результативность менеджера по продажам, который выполняет стандартные плановые показатели из месяца в месяц, и эффективность его коллеги, который участвует в реализации амбициозной цели по выводу своей компании в лидеры рынка.

Когда вы начнёте ставить сотрудникам цели, они начнут их достигать.

  1. Внедрение KPI – системы ключевых показателей (индикаторов) эффективности. Её смысл в том, чтобы ввести в компании индивидуальные показатели, которые оценят, насколько эффективно сотрудник реализует поставленные перед ним цели.

    KPI снимают сразу три барьера эффективности: во-первых, вместе с ними на предприятии появляется прозрачная система мотивации; во-вторых, они позволяют объективно оценивать труд работников; в-третьих, показатели эффективности делают осязаемыми цели компании. Работник, который контролирует личные KPI, всегда помнит о цели.

  2. Распределение обязанностей между сотрудниками. Когда у каждого работника свой функционал, в делах компании наступает порядок.

    При строгом распределении обязанностей вы знаете, кому поручить работу и с кого за неё спросить, а у работника возникает ответственность – одно из базовых чувств для развития эффективности. Приятный «побочный» эффект – гармонизация отношений между коллегами.

  3. Автоматизация производственных процессов и внедрение информационных систем.

    Это здорово повышает эффективность, освобождая от рутины и облегчая контроль над методом сотрудников. Почти все компании уже внедрили бухгалтерские программы, многие используют CRM-системы для ведения клиентской базы и общения с заказчиками. На очереди – планировщики, тайм-трекеры, которые следят за использованием рабочего времени персонала, и умные сервисы, помогающие ставить цели, планировать и контролировать результаты.

    На очереди – планировщики, тайм-трекеры, которые следят за использованием рабочего времени персонала, и умные сервисы, помогающие ставить цели, планировать и контролировать результаты. Наличие таких систем – конкурентное преимущество компании.

  1. Разработка мотивационной системы.

    Сотрудники должны знать, что за выполнение должностных обязанностей они получат заработную плату, а за эффективную работу – бонусы и значимое для них поощрение.

    Система мотивации должна охватывать весь спектр человеческих потребностей, включая потребность в уважении, признании, самореализации. Работающие формы поощрения – вручение грамот, наград, занесение на доску почёта, присвоение званий, возможность выступить перед коллегами с лекцией, сертификаты на обучение.

    Основной принцип награждения: оно должно быть заслуженным, а не формальным.

  2. Создание команды. Команда – лучшая среда для развития эффективности сотрудников.

    В команде люди работают над скорейшим достижением значимого для всех результата, что заставляет их быть продуктивными и результативными.

Внедрение перечисленных методов – это универсальный рецепт повышения эффективности сотрудников для маленькой компании и крупного предприятия. Понять, насколько ваш работник эффективен, интуитивно нельзя. Задержки на работе и видимое усердие не являются показателями эффективности.

Для того, чтобы объективно оценить результативность и продуктивность персонала, существуют системы оценки труда.Удобный и современный вариант – система KPI, ключевых индикаторов эффективности.

В отличие от стандартных плановых показателей, KPI индивидуальны и привязаны к целям сотрудника. Показатели эффективности устанавливаются лично для каждого работника. KPI выражаются в числовой форме, поэтому всегда можно понять – выполнены они или нет.

Если установленные KPI реализованы, значит, сотрудник эффективен, если они перевыполнены, значит, он суперэффективен и заслуживает поощрения.Индикаторы эффективности помогут оценить любую работу – в производстве, в продажах, в перевозках, в сфере общественного питания, в клиентском сервисе.Алгоритм внедрения KPI выглядит так:

  • Для каждой цели устанавливается показатель, измеряющий степень её реализаций. К примеру, если стратегическая цель компании – стать лидером в производстве керамической посуды, ключевыми индикаторами для неё станут – объём производства и объём продаж. Если у начальника отдела качества цель – сократить уровень брака в продукции, то его KPI – общее количество бракованных изделий и процент бракованных изделий на 100 единиц продукции.
  • В компании создаётся система целей. Цели – стратегические, тактические и оперативные, устанавливаются для организации в целом, для отдела и для каждого сотрудника (исключение – некоторые категории персонала, деятельность которых не связана с прибылью компании).
  • После определения ключевых индикаторов эффективности осуществляются замеры базовых величин. Руководители вместе с сотрудниками устанавливают оптимальные показатели KPI, которые определят эффективность сотрудника в достижении целей и задач.
  • Показатели KPI фиксируются, контролируются и корректируются в случае необходимости.

Система ключевых показателей эффективности внедряется в течение нескольких месяцев, в крупных компаниях – до года.Повысить эффективность работников можно без больших материальных затрат, но с помощью комплексного подхода, внедрив в деятельность компании ряд методов. Среди них:

  1. Распределение обязанностей между сотрудниками;
  2. Установление ясных и конкретных целей;
  3. Создание команды.
  4. Разработка системы мотивации персонала;
  5. Внедрение призрачной системы оценки сотрудников KPI;
  6. Автоматизация производственных процессов, использование сервисов по постановке целей;

P.

S. Работа над повышением эффективности персонала всегда актуальна. Её конечный результат – увеличение прибыли, повышение позиций компании, новые возможности для роста.

Автор публикации

Вадим Линёв Последние статьи автора Рекомендуем также прочитать Дать свои комментарии и задать вопросы можно на наших страницах и .

Методы контроля рабочего времени

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации.

Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным.

Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда. Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности.

Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей. Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка.

Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

  1. Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.
  2. Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
  3. Выявлять прогульщиков.
  4. Определять время окончания работы.
  5. Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ.

Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника.

В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала. Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

  1. человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
  2. форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой. Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю.

Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте.

Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату. Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива.

Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс?

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. сотрудников включают фиксацию:

  1. телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
  2. содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
  3. присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.
  4. скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
  5. выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал.

Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала.

Метрики результативности включают:

  1. итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
  2. избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.
  3. промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
  4. периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени.

Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя. Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца.

Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка.

Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения.

Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах. Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам.

Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике. Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия.

Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты. Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами.

IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно. Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  1. сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  2. нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  3. работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  4. сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире.

В модуле можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков. Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала. Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую.

Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты. Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение. Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов.

Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства. Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы. Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Как оптимизировать рабочее время сотрудников?

20 мартаЖалобы на отсутствие времени. В разговорах эта тема конкурирует с погодой.

Сложно встретить человека, кто успевает всё и дома, и на работе.

В офисе то и дело всплывают такие термины, как дедлайн, прокрастинация, темпоральность.

Растет напряжение, когда сроки срываются. Но происходит это не только из-за загруженности.

Часто причина тому – . Поговорим, как оптимизировать процессы и открыть свободные часы для работы.Отследить и оценить занятость в компании помогает анализ событий, которые отвлекают коллектив от прямых обязанностей. Чаще всего это отсутствие дисциплины плюс банальная лень, которые оправдывают усталостью и перегруженностью. В действительности, если строго промониторить задействованность персонала во внутренних процессах, получится иная картина:

  1. свыше 10% участвуют в длительных совещаниях;
  2. 45% исследуют соцсети от часа до трех в рабочий период;
  3. более 20% общаются с коллегами на отвлеченные вопросы;
  4. 50% тратят время на разбор почты.

Еще почти 40% помогают сослуживцам.

Вроде бы, неплохо, во имя общего дела. Но если разобраться глубже, снижается общая продуктивность коллектива. Эффективность одного специалиста “съедается” за счет неумений другого. С такой ситуацией свыкаются. И руководству в итоге придется принимать срочные меры по контролю подчиненных. Приставлять наблюдателей, подключать автоматизированные системы учета.Менеджеры проводят привычные мероприятия, отслеживающие действия сотрудников.
Приставлять наблюдателей, подключать автоматизированные системы учета.Менеджеры проводят привычные мероприятия, отслеживающие действия сотрудников.

Среди актуальных:

  1. аудиозапись телефонных звонков – для мониторинга тех, кто постоянно общается с клиентами. Способ показывает затраченное время на консультацию, следование алгоритму разговоров, компетентность, вежливость;
  2. специализированные сервисы по сбору информации о деятельности, или системы учета рабочего времени. Они оценивают и занятость работника, и сроки его вовлеченности в процессы, и качество исполнения проектов.
  3. СКУД, или система контроля доступа, идентифицирует персонал при входе на предприятие и при выходе. Распознает через бесконтактные магнитные карточки или по биометрическим параметрам. Ее функция – обозначить присутствие человека на месте, не более того;
  4. видеозапись поддерживает пунктуальность, собранность на рабочем месте, сосредоточенность на обязанностях. Мешает психологическая особенность: привыкнув к онлайн-наблюдению, служащие возвращаются к обычным поведенческим реакциям. Кроме того, отснятый видеоматериал постоянно никто не просматривает, только по необходимости;
  5. отчеты о проделанном, пожалуй, один из самых нудных способов, когда сотрудники самостоятельно описывают занятия в течение дня, отмечают время выполнения задач. Среди недостатков отчетности – необъективность, подтасовка сведений под требуемые параметры, трата времени на ведомости, когда его можно использовать с большей пользой;

Эти приемы по отдельности и в сочетании определяют количество часов, которые высвобождаются, если применить .Всего три-четыре часа сотрудники действуют продуктивно. Оставшаяся часть дня проходит в неспешном обсуждении текущих вопросов, в планировании из разряда “сейчас начать собираться делать”, в чтении новостей в ленте, в общении с коллегами.Словесное подбадривание со стороны менеджера, надзор за коллективом, призывы к активности мало дают нужный эффект. Кроме того, такие методы – стиль позапрошлого века.

Ответственность повышают IT-программы по контролю времени.

Установка ПП на компьютеры сотрудников, оповещение их об этом стимулируют их производительность на 30%, уверяет статистика.Автоматизированные программы облегчают жизнь руководителя, который может в любое время, онлайн, по запросу проанализировать задействованность подчиненных. ПО учитывает:

  1. составляют таблицы, диаграммы по использованию времени, разделяя занятия на продуктивные и непродуктивные;
  2. делают скриншоты рабочего стола, снимки вебкамерой. Эти пути, конечно, для особо ревностных работодателей, подчиненным они вряд ли понравятся.
  3. период работы на ПК, простои с момента последнего движения мышью;
  4. показатели выполнения определенных видов проектов отдельным специалистом и в сравнении его достижений с другими;

Таким образом, обладая систематизированными сведениями о продвижении проектов, задач, руководитель ориентируется в дальнейшем планировании, в подборе персонала под конкретные задачи.

Опирается не на личные впечатления, а на объективные расчеты производительности.Увеличивать объемы производства, двигаться от одного интересного проекта к другому, не давая шанса конкурентам, повышать темпы работы и сохранять качество, снижать издержки – все эти цели заставляют оптимизироваться.Невозможно трудиться все От этого, напротив, эффективность снижается в разы, наступает моральное выгорание. Перерывы в 5-10 минут каждые час-полтора, законный обед в середине дня позволяют перезагрузиться и набраться сил.Другое дело, когда свободного времени становится чересчур много. Из-за неправильно организованной загруженности, неэффективного распределения обязанностей, многозадачности некоторых сотрудников, простоев по вине работодателя.

Что можно сделать в первую очередь:

  1. на основе данных найти проблемы, которые тормозят работу, снижают KPI.
  2. проанализировать рабочее время работников, например, с помощью ПП CrocoTime;
  3. задокументировать скрипты работы, тем самым ускорить вхождение новых специалистов в курс дела;
  4. расписать процессы компании;

В процессе такой оптимизации точнее составляются планы по тратам на задание, новички обучаются быстрее, действующие сотрудники не отвлекаются на них, а занимаются своими обязанностями.

Расстановка приоритетов подходит и для крупных корпораций, и мелких компаний.Анализ коллектива и каждого его участника в отдельности основан на заинтересованности работодателя: кого он нанимает, с какой командой работает, сможет ли с ней идти вперед. Исключить “слабое звено” в начале пути, проекта, грамотно управлять персоналом, определять лидеров позволяют различные методы.В инструментарий менеджера-кадровика входит , при котором оценивается потенциал сотрудника и резервы для развития, одновременно использование в интересах предприятия.

Прежде чем проводить исследования, руководитель должен сам ответить себе на вопрос: для чего это делается. Ради оценки или все-таки ради бизнеса?

И как дальше будет использоваться полученная информация?Передовые компании применяют различные методы и инструменты оценки персонала:

  1. «360 градусов оценки» – круговой анализ предоставляет объективный расклад по личным и профессиональным качествам, знаниям, умениям от подчиненного до начальника;
  2. “независимое судейство”, при котором комиссия задает вопросы, отмечает правильность ответов оцениваемого;
  3. ролевые игры и индивидуальные деловые упражнения. Имитация рабочих ситуаций дает понимание готовности сотрудника к решению задач, подчеркивает вклад участников;
  4. совместная постановка целей работодателя и подчиненного, которые сообща определяются с задачами на конкретный период, взвешивают их сложность, достижимость. Это раскрывает профессиональный уровень.
  5. анкетирование;
  6. групповые дискуссии;
  7. аналитические презентации;

Синергия нескольких методов дает широкое понимание собранного воедино коллектива, его скрытых и обнаруженных резервов и потенциала.Понимание сильных сторон специалистов, их предпочтений одних процессов другим, отсюда скорости и качества выполнения, предоставляет шанс использовать их в целях развития бизнеса. Непредвзятый анализ дают IT-продукты. Программой учета и контроля CrocoTime для оптимизации процессов воспользовались бизнес-корпорации и мелкие организации со штатом в 20-50 человек.

С каждый человек на виду, но программа действует деликатно. Не делает скриншотов экрана или фото, видео через вебкамеру. Она функционирует открыто и нивелирует болевые точки:

  1. обнаруживает нарушителей дисциплины или лентяев, кто не желает следовать принципам тайм-менеджмента;
  2. составляет отчеты по общей загруженности, сохраняет данные по времени и программам, в которые погружался или на которые отвлекался каждый сотрудник;
  3. фиксирует время за компьютером, через интеграцию с IP-телефонией отмечает звонки;
  4. анализирует “успеваемость” служащего по проектам и характеризует его компетенции, уровень знаний;
  5. автоматически формирует табели учета рабочего времени.
  6. помечает приложения как продуктивные и непродуктивные;

В итоге набирается нужное количество информации, чтобы усилить те/иные процессы, настроить работников на нужную волну, при необходимости – предупредить об отставаниях, а в тяжелых случаях расстаться.

И помнить о мотивации, стимулах. Корпоративная культура не меньше, чем материальное вознаграждение, заставляет дорожить местом работы.

Действенные способы повышения эффективности работы сотрудников

Рано или поздно каждый руководитель задумывается, насколько эффективен труд его подчинённых и можно ли повысить их производительность.Как вообще нужно оценивать эту самую эффективность труда?

Как понять, работает ли человек на полную отдачу или вполсилы?Для ответов на эти вопросы крупнейшие кадровые агентства разработали несколько методик для контроля и управления производительностью труда работников.

Как известно, основополагающим элементом любой управленческой системы является принцип делегирования полномочий. Его суть заключается в распределении руководителем должностных обязанностей среди подчинённых для достижения определённых результатов.Конечно, если итог невелик (или не так уж и важен в общих масштабах), то человек может сам справиться с поставленной задачей.Если же планируемый результат впечатляющий, и он требует больших ресурсных затрат, то самостоятельно выполнить эту работу один человек, естественно, не сможет.

В этом случае задача руководителя — распределить обязанности таким образом, чтобы задействовать сильные стороны каждого работника для наиболее эффективного результата.Именно в этом и кроется один из самых ключевых аспектов повышения эффективности труда работников: грамотное распределение обязанностей среди подчинённых.Однако на этом роль руководителя не заканчивается.

Существует 6 основных способов повысить эффективность деятельности членов трудового коллектива.

  • Работник должен нести . Конечно, полностью возлагать её на одного сотрудника нельзя, в конечном счёте, ответственность за достижение определённого результата несёт только руководитель. Тем не менее, работник должен отвечать за ту часть трудовой цепочки, которая поручена ему. Трудящиеся должны понимать, что за неисполнение ими возложенных на них обязанностей им придётся нести ответственность.
  • Контроль — неотъемлемый элемент системы управления. Именно он отнимает значительную часть рабочего времени управляющего состава. С целью экономии энергозатрат рекомендуется заранее разработать систему контроля и донести её до подчинённых. То есть, если раньше руководитель должен был самостоятельно проконтролировать исполнение работниками возложенных на них обязанностей (а для этого необходимо отслеживать все производственные операции), то теперь работники самостоятельно отчитываются перед начальником на определённых этапах производственного пути.
  • Поощрение должно носить личный характер. Объявляя сотруднику благодарность, необходимо отметить, за что именно она назначена. Например, вместо того, чтобы похвалить работника за «успешный труд», можно отметить его ответственность и исполнительность, позволившие ему наиболее эффективно решить поставленную перед всем отделом задачу. Более того, следует отметить, что если работник сохранит ударный темп производственной деятельности, то не заставят себя ждать и поощрительные меры (, повышение и т.д.).
  • Поведение работников следует контролировать, управлять им. Речь идёт о том, что для получения отклика от подчинённого, свои претензии к нему необходимо достаточно аргументировать. Например, если просто отчитать сотрудника за плохую работу в принципе, он может решить, что начальник просто придирается к нему. Однако если ему растолковать, какое именно поведение от него ожидается, и в чём именно он не соответствует этим ожиданиям, то результат такой беседы не заставит себя долго ждать.
  • Давать задачи необходимо, убедившись в готовности работника заняться её решением. Конечно, речь не идёт о том, что сотрудники могут сами решать, что они будут делать, а что нет по принципу «хочу-не хочу». Данный пункт подразумевает, что перед назначением подчинённому какой-то задачи необходимо убедиться в его компетентности в данной сфере и в том, что он в принципе понимает, что хочет от него руководитель.
  • Необходимо грамотно интерпретировать возражения работников. Например, когда сотрудник говорит, что не сможет справиться с поставленной задачей, потому что на это отведено слишком мало времени, руководитель должен возразить: «То есть ты имеешь в виду, что не можешь достаточно эффективно распределить своё рабочее время?».

Регулировать эффективность труда рабочего коллектива можно, воздействуя на следующие факторы:

  1. корпоративные нормы поведения;
  2. его состав и численность;
  3. трудовые отношения и критерии, используемые в управленческой деятельности.

Казалось бы, чем больше работников, тем более серьезных результатов они могут достичь.

Это, конечно, так, если не учитывать тот факт, что всем этим людям необходимо платить .

С этой точки зрения оптимальным размером трудового коллектива является численность от 5 до 11 человек.Как правило, этого достаточно для исполнения любой задачи, при этом все работники знают сильные и слабые стороны друг друга и способны оптимальным образом группироваться для более эффективных результатов трудовой деятельности.

Состав коллектива должен быть максимально разнообразным. Только в этом случае будут происходить «жаркие» дискуссии, а иногда даже , в процессе которых будет принято самое оптимальное решение. Коллектив похожих людей неспособен адекватно и всесторонне оценивать ситуацию и принимать качественные решения.Кроме того, руководителю необходимо позаботиться о том, чтобы групповое единомыслие коллектива не принимало чрезмерную форму.Иногда коллективизм доходит до крайностей, из-за чего адекватное, но отличное от общественного мнение остаётся невысказанным, что не способствует повышению эффективности труда.Cамым важным фактором, влияющие на повышение и снижение производительности труда в коллективе, являются трудовые отношения и микроклимат в нём.Создание благоприятных условий труда — задача, безусловно, непростая, но её решение способно коренным образом изменить ситуацию в коллективе и повысить эффективность труда всех его членов.

Первая проблема, встающая на пути руководителя — это слишком большой штат управленцев.Иногда на одного работника приходится несколько начальников, тогда значительная часть рабочего времени тратится на обсуждения и отчёты.

О какой эффективности труда можно говорить в такой ситуации?Как правило, «лишние» руководители являются балластом, т.е.

работниками, не имеющими особой важности.

Более того, дабы придать своему безделью вид активной трудовой деятельности, они созывают частые совещания, запрашивают огромное количество отчётов и т.д., тем самым мешая остальным сотрудникам качественно трудиться.Следующая проблема — различные контрольные службы. Зачастую сокращение штата проверяющих отделов помогает не только сэкономить деньги, но и повысить производительность труда за счёт времени, освободившегося у работников после отмены нескольких бессмысленных и бесполезных проверок.

Также повышение невозможно при чрезмерно большом количестве обслуживающего персонала (секретари, водители, охранники и т.д.).

Конечно, личные секретари значительно разгружают вечно занятых руководителей, однако иногда содержание нескольких секретарей с неполной загруженностью не только вызывает лишние расходы, но и путаницу с делегированием полномочий, обязанностей и т.д. Таким образом, необходимо рассчитать, проанализировать и оценить степень загруженности обслуживающего штата и сократить его при необходимости.Самая важная проблема, с которой сталкиваются руководители на пути повышения эффективности труда — это неправильная организация труда.Частые перекуры, чаепития, беседы на рабочем месте — это недоработка руководителя!Если перед работником будет поставлена чёткая задача, выполнение которой в определённый срок будет вознаграждено, то он не станет тратить своё рабочее время на беседы с коллегами. Но если перед сотрудником поставить несколько размытых задач, не уточнив сроков, приоритетов и т.д., то эффективность его труда снизится в разы.Если , то вы имеете право подать на него в суд!

Если вы хотите уволиться в связи с необходимостью ухода за ребенком — это ваше законное право.

О процедуре расторжения договора в этом случае читайте . Планируете уволить совместителя? Подробный порядок действий при увольнении внешнего и внутреннего совместителя описан в .

  1. Постоянные аттестации сотрудников;
  2. Вычет из заработной платы времени отсутствия на рабочем месте (даже по уважительной причине);
  3. Материальное наказание за пренебрежение правилами внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.
  4. Введение (автоматизированного или в лице ответственного сотрудника);
  5. Разработка стимулирующей системы для поощрения успешных работников, т.е. заработная плата сотрудников должна зависеть от их коэффициента полезного действия для магазина. Соответственно, сотрудники, выполнившие план продаж, получают больше, чем те продавцы, которые не смогли реализовать необходимое количество товара;
  6. Разработка премиальной системы для ;
  7. Введение для всех штатных должностей;
  8. Регулярные мониторинги работников с целью поощрения наиболее успешных сотрудников и наказания тех, кто не справляется со своими непосредственными обязанностями;

Кроме того, каждый работник для повышения и сохранения мотивации к труду, должен иметь следующие социальные :

  1. сохранение его рабочего места;
  2. система поощрений (не только материальных): скидки, подарки, льготы и т.д.
  3. достаточный уровень заработной платы;
  4. возможность продвижения по карьерной лестнице;

Не нашли ответа на свой вопрос?

Звоните на телефон горячей линии . Это бесплатно. Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителейПодпишитесь на нас в

Автор:ZakonGuruПоделиться 0 0

Эффективность работы сотрудников: как измерить и улучшить

• Давать свободу в распределении рабочего времени Несомненно, сотрудников нужно контролировать, но всему есть предел. Разумный совет даёт Робби Слотер, руководящий консалтинговой фирмой Accelawork: предоставьте служащим самим распределять своё рабочее время, и они станут работать продуктивнее.

А тех, кто не способен к этому и нуждается в надсмотрщике с кнутом, незачем держать на должности. Задача руководителя – чётко сформулировать цели и критерии качества работы. • Отпускать персонал на удалёнку То, что ваша компания арендует офис за большие деньги, вовсе не означает, что весь штат должен постоянно сидеть там.

Дайте возможность поработать из дома приболевшему сотруднику: в этом случае он не заразит коллег и выполнит хотя бы часть задач. Да даже если человек не болен, а просто хочет работать удалённо, позвольте это ему!

Эксперимент Стэнфордского Университета показал, что «удалёнщики» выполняют задач на 9,5 % больше, чем те, кто работает из офиса.

Организовывать и регулировать дистанционную работу очень удобно при помощи современных CRM-систем: программа хранит всю информацию, учитывает отработанное время и ход выполнения задач, даёт ясные критерии эффективности работы сотрудников.

• Прислушиваться к мнению нижестоящих Коммуникативные барьеры в общении руководства и персонала создают большой риск: любой, даже мелкий форс-мажор неизбежно приводит к простоям – ведь о нём нужно доложить начальству и дождаться распоряжений. Дэвид Крэнтц, директор маркетингового агентства YP, рекомендует отвечать на все письма от подчинённых не позднее, чем в течение суток, и регулярно общаться с командой. Этот совет подтверждается статистикой Officevibe – разработчика программ для мотивации работников: без фидбека у четырёх из десяти сотрудников падает эффективность работы.

• Не допускать стрессов Расхожее мнение о том, что стресс мобилизует человека и заставляет его работать продуктивнее, не подтверждается практикой.

Американский Институт Стресса сообщает, что стресс на работе спровоцировал проблемы у 65 % опрошенных, а 12 % даже довёл до болезней. Следите за тем, чтобы в компании был здоровый психологический климат и нормальные условия работы. Даже мелочи вроде «тормозящих» старых компьютеров и неудобных программ раздражают сотрудников и снижают эффективность их труда.

• Чаще хвалить Хотите, чтобы подчинённые лучше работали? Хвалите их уже сейчас! Хотя бы просто поощряйте словесно. Уже упомянутая Officevibe даёт следующую статистику: для 83 % работников поощрение за заслуги даже важнее, чем награды и призы.

Кстати, похвала коллег не менее важна, чем позитивный фидбек от начальства: 76 % респондентов мотивируются комплиментами от сослуживцев.

Улучшение эффективности работы – задача не только управляющего, но и самих сотрудников. • Не одобрять переработки Приравнивать длительность рабочего времени к эффективности – это ошибка. Согласно исследованию Университета Торонто, люди, которые делают паузы в течение рабочего дня, показывают лучшие результаты, нежели те, кто «пашет» без перерывов.

• Вкладываться в обучение кадро Не все руководители осознают, сколь важно повышать квалификацию и обучать персонал, и экономят на этом.

И совершенно зря! Американская ассоциация обучения и развития подтверждает своим исследованием, что 900 долл.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+