Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Макет делового письма скачать бесплатно

Макет делового письма скачать бесплатно

Макет делового письма скачать бесплатно

Создаем шаблон письма в MS Word

Повинуясь правилу, я не выбираю. Правилу я следую слепо. Людвиг Витгенштейн Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016.

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис.

1). На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма. Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис.

2). Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: ■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера. ■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм.

■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации». ■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»).

Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера. Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм. ■ Шаг 1.

Задаем размеры полей: – левое поле – 20 мм; – правое поле – 10 мм; – верхнее поле – 20 мм; – нижнее поле – 20 мм. ■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы.

Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца). Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис.

3. ■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования.

Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок. Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4). Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис.

5). Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6). Теперь картинку нужно сохранить.

Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG.

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис.

1). ■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис. 1). Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис.

1). Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7. Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик.

В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры.

В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту.

Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8). Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа».

Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис.

9). Добавленное поле будет выглядеть так:

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д. ■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей.

Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10). Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис.

10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис.

11). Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле.

Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена.

Иными словами, необходимо эти поля подписать.

Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter). В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис.

12. ■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13). В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис.

13). В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис.

14). Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K.

Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку.

Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15). Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа».

Нажимаем ОК (рис. 16). После этого внешний вид поля немного изменится.

Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17). Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям. Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы. Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм. Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис.

18). Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном. Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19). Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.

Реквизиты служебного письма

18 Марта 2021 в 13:27 Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления.

Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования .

Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки.

Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве. В верхней части документа указываются:

  1. дата;
  2. ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  3. заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
  4. номер;

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером.

В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа.

По центру пишется обращение к получателю.

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании.
Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

  1. наименование компании;
  2. должность получателя;
  3. наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
  4. фамилия и инициалы получателя;
  5. почтовый адрес организации.

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например: ООО «Елки-Палки» Юридический отдел Москва, улица Зеленая, д.

5 123456 КОПИЯ Генеральному директору ООО «Зеленые ветки» Симакову В.А. Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д. 3 198734 После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата.

Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2021 г.

В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания. Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного.

Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.

е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части. Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты.

Шрифт оставляем тот же. Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.

Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 09 Июля 2021 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2021 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации?

Рассмотрим основные моменты. 26 Мая 2021 в 14:01 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

24 Марта 2021 в 17:46 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. 27 Августа 2021 в 10:10 29 Февраля 2021 28 Февраля 2021 23 Января 2021 24 Декабря 2021 23 Сентября 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Деловая переписка – примеры писем

» Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе.

Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию.

О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, , гарантийные письма, информационные и так далее.

Принципы их составления практически не отличаются друг от друга.

Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке.

В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма.

Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть.

Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо.

Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!».

Однако, использовать имя не обязательно.

Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений.

Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее.

Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли.

Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем).

Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете , то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

Тогда это будет настоящим деловым письмом.5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит.

Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.6.

Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.

Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype.

Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста. ( 102 оценки, среднее 4.3 из 5 ) 9 924Понравилась статья?

Поделиться с друзьями:Читайте статьи по теме

Фирменный бланк для ООО и ИП

1701 Фирменный бланк не является обязательным атрибутом субъекта предпринимательской деятельности (ИП или ООО). Его наличие – это, скорее, вопрос престижа, нежели реальная необходимость.

Применение фирменного бланка можно рекомендовать фирмам и компаниям, деятельность которых связана с множеством договорных отношений либо с необходимостью ведения обширной деловой переписки.

ФАЙЛЫ Вариант 1 Вариант 2 Вариант 3 Сведения, подлежащие включению в фирменный бланк, регламентированы Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003, введенным в действие Постановлением 65-ст Госстандарта РФ от 3.03.2003 года. В соответствии с указанным ГОСТ-ом, обязательным требованием к содержанию фирменного бланка является наличие в нем реквизитов, позволяющих адресату письма идентифицировать владельца фирменного бланка.

К числу реквизитов относятся:

  1. сведения о банковских реквизитах при желании. Включение банковских реквизитов в бланк рекомендуется для ИП или ООО, ведущих обширную договорную переписку.
  2. юридический адрес;
  3. наименование субъекта предпринимательской деятельности с указанием его организационно-правовой формы, номер ОГРН (ОГРНИП), ИНН, КПП (для ООО);
  4. контактные данные ИП или ООО, включая адрес, факс и номера телефонов. Опционально могут быть указаны электронные адреса и сайты;
  5. опционально, то есть при желании и при наличии, в фирменный бланк может быть интегрирован логотип субъекта предпринимательской деятельности;
  6. сведения о подчиненности, если бланк принадлежит, например, филиалу или структурному подразделению;

Принято считать, что фирменные бланки – это частичный эквивалент печати для субъектов предпринимательской деятельности, не обладающих печатью. Это заблуждение объясняется народной памятью о делопроизводстве СССР 70-х годов, когда фирменные бланки имелись только у Совета Министров и КГБ.

При отсутствии частной предпринимательской деятельности документационное обеспечение предприятий и организаций в СССР осуществлялось централизованно на государственном уровне. Предприятия и организации обеспечивались так называемыми штампами, оттиск которых содержал в себе все необходимые идентификационные реквизиты.

Эти штампы действительно могли исполнять роль печати в определенном сегменте деловой переписки.

С развитием цифровых технологий и частного бизнеса возможность разработки и использования бланка имеют даже те, кто бизнесом вообще не занимается.

Это означает, что фирменный бланк является эквивалентом стандартной визитки, но исполненной на листе бумаги и сопровождаемой текстом письма. Исключение из закона требований о наличии печати у юридических лиц не сделало фирменные бланки эквивалентом отсутствующей печати. В сфере договорных отношений и отношений с государственными органами эквивалентом печати стала подпись руководителя предприятия.

А за фирменными бланками, как уже было сказано выше, сохранилась «представительская» функция, призванная вызвать доверие адресата к ее владельцу как к субъекту предпринимательской деятельности. Сразу скажем, что договоры на фирменных бланках не оформляются, поэтому договорные правоотношения из сферы применения бланков можно исключить сразу.

Фирменный бланк применяется при оформлении таких документов как:

  1. Письма (деловая переписка);
  2. Справки;
  3. Доверенности;
  4. Счета на оплату;
  5. Приказы;
  6. Коммерческие предложения;

Заметьте, в деловой или рекламной переписке использование фирменных бланков не ограничено. Специалистов и фирм, специализирующихся на разработке фирменных бланков, существует множество. Как правило, услуги по разработке включают в себя и дизайн логотипа ИП или ООО.

При обращении к услугам разработчиков, следует хотя бы поверхностно ознакомиться с ГОСТ Р 6.30-2003 и проверить, насколько разработчики руководствуются в своей деятельности положениями этого нормативного акта.

Вполне допустимо, если есть желание и возможность, создать фирменный бланк самостоятельно, благо Интернет предоставляет для кустарных разработчиков массу стандартных логотипов и шаблонов. Существуют два способа функционирования фирменных бланков.

Первый – это собственно типографское произведение, заказанное субъектом предпринимательской деятельности определенным тиражом и возобновляемое при необходимости. Это не самый дешевый способ и вряд ли пригодится тем ИП и ООО, у которых обширная деловая переписка или обширные рекламные акции.

Форма и структура бланков, отпечатанных типографским способом, всецело определяются амбициями или потребностями субъекта предпринимательской деятельности. Так, можно заказать цветные фирменные бланки, бланки с водяными знаками или явно выраженной фактурой бумаги. Второй способ – это интегрирование фирменного бланка в офисный компьютер.

При необходимости любое письмо можно отпечатать непосредственно в теле бланка и вывести на принтер.

Бланк отпечатается вместе с текстом.

Письма

Очистить Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности.

Правила оформления зависят от конкретного вида.

Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями. подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  1. По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  2. По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  3. По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  4. По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  5. По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
  6. По форме. Могут быть электронными и обычными.
  7. По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.

Часто вид письма полностью определяет его содержание.

К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой. При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения.

Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  1. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
  2. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  3. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  4. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  5. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы. Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  1. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
  2. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  3. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  4. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.

Не существует идеальных писем.

Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации. Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5.

Основные нормы:

  1. Дата оформления письма – это дата его подписания.
  2. Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  3. В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  4. Цвет бумаги: белый.
  5. Адресат – это организация, подразделение или человек.
  6. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  7. Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  8. Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон. К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+