Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Письмо от компании образец

Письмо от компании образец

Письмо от компании образец

Письмо с предложением о сотрудничестве

29745 Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов. ФАЙЛЫ Здесь же: и . Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению.

Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании. Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист.

В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании.

При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.). Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем. Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения.

Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии.

Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично. Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги. В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним.

Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения. Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным.

Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к.

эти части легче всего запомнить. Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

  1. её адрес и телефон для связи,
  2. суть предложения.
  3. наименование компании-отправителя,
  4. должность и ФИО её представителя,

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере.

Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы). Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует. Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно. Отправлять письмо можно несколькими способами.

  • Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
  • Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).
  • Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
  • Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.

Информационное письмо о деятельности компании

20789 Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации. Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

ФАЙЛЫ Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

  1. повышают имидж компании.
  2. информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
  3. мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы.

Это может быть, например:

  1. заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.
  2. начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора. Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Письма могут быть:

  1. конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
  2. отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения. Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю. Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу.
Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу.

Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни.

Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств.

Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

  • Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
    • дата его составления,
    • реквизиты отправителя и получателя,
    • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
  • Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
  • Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
  • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • дата его составления,

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации.
Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации.

К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции. Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную. Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к.

с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

  • Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.
  • Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
  • Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли.

Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре. Содержание Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе.

Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе.

Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  • Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.
  • Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  • Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему .

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему S2!Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше! А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст.

С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента.

Хотите узнать подробности? Тогда жмите .

Читать по теме Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец.

Вам останется лишь дополнить их деталями.

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание: Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент Здравствуйте, [Имя]. Мы [краткая информация о компании].

Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества. Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться. [Подпись] 2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами: Тема письма: Не отставайте от конкурентов Здравствуйте, [Имя].

Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов.

Ознакомиться с подробной информацией о них Вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв]. Будем рады, если и Вы присоединитесь к нам. [Подпись] 3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца: Тема письма: Подробнее о нашей компании Здравствуйте, [Имя].

Я надеюсь, что Вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить Вас за интерес к [название компании]. Прилагаю более детальную информацию о нашей компании.

Буду рад обсудить по телефону все интересующие Вас вопросы. [Подпись] Читать по теме Предстоит звонок холодному клиенту? Используйте готовые . 4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе: Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

Здравствуйте, [Имя]. Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией]. Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече.

Когда у Вас найдется время для этого? [Подпись] 5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании.

Факты убеждают лучше. Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании] Здравствуйте, [Имя]. Я недавно отправил Вам письмо о [название компании], и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании].

Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели], когда используют [название продукта и услуги]. Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения].

Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече. С нетерпением жду ответа. [Подпись] 6.

Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт. Тема письма: Подарок для Вашей компании Здравствуйте, [Имя].

Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии. Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими коллегами.

Было бы интересно услышать их мнение. Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече. Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности].

[Подпись] 7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР: Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку Здравствуйте, [Имя].

Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу. Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу?

Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании? Жду вашего ответа. [Подпись] 8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами: Тема письма: Ваши планы Здравствуйте, [Имя].

Спасибо, что уделили мне время.

Теперь хотелось бы узнать, как Вы видите дальнейшее обсуждение нашего вопроса. Если Вы все еще заинтересованы, то, пожалуйста, проинформируйте о своих планах. Жду вашего ответа. [Подпись] 9.

После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров: Тема письма: План действий на ближайшее время Здравствуйте, [Имя]. Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча вышла очень продуктивной.

Коротко напомню, как мы поступим дальше: [Дата]: Я вышлю Вам [договор/полный комплект документов]. [Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания. [Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.

Если Вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать. [Подпись] 10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию: Тема письма: Информация по Вашему запросу Здравствуйте, [Имя].

Мы были рады познакомиться лично с представителями Вашей организации. Я обещал Вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле. Готов ответить на любые вопросы.

Не стесняйтесь звонить мне по [номеру] в любое время или писать на этот адрес. [Подпись] Читать по теме Чтобы эффективно провести переговоры, воспользуйтесь . 11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма: Тема письма: Не смог связаться с Вами Здравствуйте, [Имя].

Я хотел обсудить с Вами [вопрос], но, вероятно, Вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда Вам будет удобно, чтобы позвонил я. [Подпись] 12. Не дозвонились клиенту и оставили ему голосовое сообщение?

Дополните его письмом следующего содержания: Тема письма: Не дозвонился Вам Здравствуйте, [Имя]. Я недавно звонил Вам, чтобы обсудить [вопрос].

В голосовом сообщении я упомянул, что перезвоню еще раз [дата и время].

Но не стесняйтесь сами связаться со мной по телефону [номер] или этому адресу в любое удобное для Вас время. [Подпись] 13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек: Тема письма: Требуется короткий ответ Здравствуйте, [Имя].

К сожалению, никак не могу с Вами связаться. Полагаю, что Вы очень заняты или более не заинтересованы в наших услугах. Пожалуйста, в ответном письме укажите подходящий вариант ответа:

  • Я сам свяжусь с Вами.
  • Пожалуйста, оставьте меня в покое!
  • Слишком занят, напишите мне снова через месяц, пожалуйста.

[Подпись] 14.

Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна: Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса Здравствуйте, [Имя]. Мне попалась информация, которая, возможно, Вам пригодится. [вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы] Это может быть Вам полезным [объяснить, почему].

[Подпись] 15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом: Тема письма: Задержка оплаты Здравствуйте, [Имя]. [Дата] я отправил Вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет?

Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от Вас оплаты в течение недели.

Спасибо за Вашу помощь. [Подпись] Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через .

прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

В S2 есть:

  1. checkшаблоны документов и писем;
  2. checkбесплатный тестовый период 7 дней.
  3. checkавтоматизация процессов и аналитика;
  4. checkкалькулятор стоимости услуг;
  5. checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  6. checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  7. checkкалендарь для записи клиентов;

Автор: Любовь Аброськина 33 799

Деловое письмо. Образец и бланк

» Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса.

С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. Единая их классификация отсутствует.

Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  1. соболезнования.
  2. приглашение;
  3. гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  4. просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  5. рекомендательные;
  6. благодарственные;
  7. коммерческие предложения;
  8. подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  9. сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  10. напоминание;
  11. поздравление;
  12. извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  13. рекламация (официальная претензия);
  14. оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании.

Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации.

Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем. Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо».

Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи. Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все.

Обычно набор ограничивается следующими:

  1. ИНН, КПП;
  2. адрес (почтовый и/или юридический);
  3. регистрационный номер.
  4. данные о контактах (телефон, факс);
  5. адрес электронной почты;
  6. название организации;
  7. банковские реквизиты;
  8. дата написания;

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям.

Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере. В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже. Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение.

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.).

Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!» Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  1. итоговая часть (вытекающая из основной);
  2. ФИО исполнителя;
  3. основная часть;
  4. причина или цель написания;
  5. должность лица, подписавшего письмо;
  6. список приложений (при их наличии).
  7. заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим).

Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий. Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания. В первую очередь – на грамотность.

Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким.

Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы. Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см. Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон.

Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать. Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем.

Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной.

В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны. Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний.

В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения. Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия. Для отправки делового письма можно использовать несколько методов.

Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки. 1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно.

Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем. ( Пока оценок нет ) Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Как правильно написать письмо – обращение в различные органы? Это дисциплина, которую следует хорошо Такой документ как рекомендательное письмо работнику широко распространен в мировой практике. В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д.

По статистике, Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении

Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

> > > В последние десятилетия стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем.

На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены.

В такой ситуации возникает вопрос

«Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?»

.

Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.Содержание:Официальное или – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса.

Рекомендуем прочесть:  Алсиди дориан юрист

Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Официальное письмоОтличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение.

Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

  1. пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
  2. (при наличии печати у отправителя)
  3. не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
  4. не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее
  5. составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Подпись на письмеОфициальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится.

Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам.

К типовым реквизитам официального письма относятся:

  1. адрес и всевозможные контакты отправителя
  2. дата его составления
  3. сведения об , КПП, и ОКУД (для организаций)
  4. и печать (для организаций)
  5. непосредственно суть послания
  6. аналогичная информация об адресате
  7. полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина

Важно!

Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания.

У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.Содержание письма должно быть изложено:

  • Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
  • Четко и понятно для адресата.
  • Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

  1. Требования
  2. Инструкции
  3. Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
  4. Приглашения на мероприятия
  5. , отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
  6. Коммерческие предложения
  7. Письма-просьбы
  8. Рекламные и информационные письма
  9. Запросы
  10. Приглашения к сотрудничеству

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания.

Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на и передачи официальных писем в РФ.

Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

  1. аккуратности
  2. целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)
  3. полном соответствии нормам делопроизводства

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным.

Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках.

Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

  1. через почту
  2. посредством курьера или даже лично
  3. по Интернету в электронном виде

Передача официальных писем – поле обширное.

Выбрать удобный послания смогут все отправители.На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления. Читайте также:

Правила написания и оформления деловых писем

бизнес Денис ГордовскийМаркетолог-аналитикНет времени читать?

Отправим статью на почту!Хочу получать интересные новости блогаНажимая на кнопку «Отправить», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.

Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами.

Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг Узнать подробнееЗачем нужна деловая перепискаЭлектронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов.

В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию.

Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. Отличия деловых писем от других Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения.

Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу.

Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно.

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру:

  1. главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
  2. официальное приветствие;
  3. заключение — может включать в себя пожелания и благодарность;
  4. вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы.
  5. контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
  6. вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации.

Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами.

Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать.

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствияСначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

  1. Добрый день, [Имя/Имя Отчество].
  2. Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
  3. Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.Проверьте свой адрес электронной почтыЕсли вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.Если вы все ещё используете адрес в духе заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии.

Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.Выберите адекватный шрифтХотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.Продумайте темуИспользуйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы.

Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

  1. «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи.

    Сделайте тему релевантной.

  2. «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
  3. «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

  1. «В продолжение встречи в [место] [число]»
  2. «Follow RE: телефонный звонок»;
  3. «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
  4. «RE 6/8 демонстрационный звонок»;

ПредставьтесьВкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса.

Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.Соблюдайте краткостьКак уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно.

Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.Используйте формальное завершение

  1. Заранее благодарю за ответ;
  2. С нетерпением жду Вашего ответа;
  3. Спасибо за уделённое время;
  4. Хорошего дня;
  5. До встречи.
  6. С уважением;

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения.

Но до тех пор используйте формулировки выше.Разработайте подписьЕсли адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

  1. Имя;
  2. Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
  3. Ссылки на соцсети.
  4. Должность;
  5. Статусы, профессиональные награды, степени.

Проведите корректуруЭто может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.Виды писемЭлектронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

  1. претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
  2. запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве.
  3. информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
  4. нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования.

В какие сроки нужно ответить на письмоУ каждой компании свои правила и стандарты на этот счет.

Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов.

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма.

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы.

Его будут не раз открывать для уточнения деталей.

Поэтому в нем стоит прописать:

  1. контактные данные участников встречи.
  2. договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
  3. тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора;
  4. благодарность за уделенное время;
  5. пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;

Сквозная аналитика от 990 рублей в месяц

  1. Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  2. Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  3. Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды
  4. Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  5. Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты

Узнать подробнее Содержание Главная / Продажи и маркетинг / ОценитеПоделитесь с друзьями Подпишитесь на обновления Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.У вас есть интересный материал? Опубликуйте статью в нашем блоге Опубликовать статьюРекомендуем прочитать СобытияЧто будет на онлайн-марафоне «2 шага до уровня PRO в маркетинге авто»?22 мая 2021 КейсыКрасота требует конверсий: как редизайн увеличил её на 30+% и уменьшил стоимость лида на 40+%12 августа 2021 Технологии CalltouchОбновляемся вместе с amoCRM – как настроить новую авторизацию10 августа 2021 Продажи и маркетингКак убедить руководство, что нужно больше бюджета на маркетинг19 августа 2021 Продажи и маркетингКак установить скрипт коллтрекинга на Tilda, Wix и другие конструкторы сайтов18 августа 2021 Продажи и маркетингКак управлять рекламой эффективно с помощью сквозной аналитики17 августа 2021 Хотите получить актуальную подборку кейсов?

Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р. [contact-form-7 404 "Not Found"] Присоединяйтесь к нам в социальных сетяхО сервисе

Мероприятия

База знаний

О компании

Callday.Fitness 2021 Онлайн-конференция о digital-технологиях, сквозной аналитике и маркетинге в фитнес-индустрии Записаться Спасибо, откажусь У нас тут cookies… На сайте используются файлы cookies.

Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

One thought on “Письмо от компании образец

Comments are closed.

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+