Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - При прошивании основных приказов по управлению нужна внутренняя опись

При прошивании основных приказов по управлению нужна внутренняя опись

При прошивании основных приказов по управлению  нужна внутренняя опись

Отличный секретарь

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи.

Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами. Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке). Это:

  1. ;
  2. дела со сроком хранение более 10 лет;
  3. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной.

При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя. Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д.

Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

  1. № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
  2. регистрационный индекс документа – ,
  3. заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
  4. дата есть дата;
  5. номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  6. примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем: Итого 1 (один) документ.

В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно: А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе.

Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет: А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено. Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

, docx, 15 kB , pdf, 391 kB Опубликовано: | Метки: , ,

При прошивании основных приказов по управлению, нужна внутренняя опись

> > Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526). Передача в архив электронных документов Как передать в архив электронные документы организации Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  1. записи электронных документов на машинные носители;
  2. проверки качества записи;
  3. проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
  4. проверки физического состояния носителей электронных документов;
  5. описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч.

Инфо Внутренняя опись подписывается ее составителем.

  1. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации могут быть приняты. Далее указывается наименование организации (полностью и сокращенно) на момент ведения делопроизводства в определенный временной период, а также структурного подразделения. В случае изменения наименований в указанный период на обложке пишутся все соответствующие переименования организации или подразделения. Также основными элементами обложки дела являются индекс дела по номенклатуре, номер тома (части), заголовок дела (тома, части), крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

Важно Эта группа приказов хранится 75 лет; приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов — 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела.

Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения.

В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения.

Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях. Последующие листы внутренней описи можно оформить по новому образцу. Если у сотрудника (учителя) сменился паспорт, ему будет необходимо написать заявление о замене паспорта и на основании этого заявления секретарь сделает отметку в Т-2 и вложит в личное дело заверенную копию нового паспорта или достаточно без заявления внести в опись новый документ и вложить в личное дело?

Здравствуйте! Достаточно вложить копию документа в личное дело. Здр! Нумеруется ли титульный лист и внутренняя опись личного дела при подшивке в общий том.

Здравствуйте! Обложка личного дела или титульный лист не нумеруется. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Сначала нумеруется внутренняя опись, затем с первого номера листы дела. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Архив имеет право отказать в приеме некорректно оформленных дел, или при отсутствии на них описей. Хранение неучтенных дел в архиве не допускается.

Таким образом, исходя из требований Правил, приказы по основной деятельности, имеющие срок хранения постоянно, должны быть подготовлены к сдаче в архив (оформлена обложка, прошиты, пронумерованы, описаны и др.) в срок не ранее 1 года и не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Основных правилах работы архивных организаций», и включает в себя:

  1. порядковый номер;
  2. заголовок дела;
  3. номер фонда;
  4. индекс дела (при наличии номенклатуры дел);
  5. дата дела;
  6. наименование организации;
  7. количество листов.

На личные дела рекомендуется оформить отдельную опись.

Тоже самое касается и лицевых счетов по заработной плате. В предисловии к описи личного дела обычно указываются любые изменения, внесённые ранее в документ, например, смена фамилии сотрудника.

Скачать В 2004 году Федеральной службой государственной статистики были утверждены единообразные формы ряда распоряжений по личному составу: о приёме на работу, об увольнении, о командировании и т.д. Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников — одно дело, приказы о назначении персональных надбавок — другое дело и т. д. Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело.

Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др. При этом, на практике, рекомендуется хранить каждый вид приказов в отдельной папочке.

Следовательно, все приказы по организации будут храниться в отдельных папках и располагаться в них в соответствии с нумерацией присвоенной в журнале регистрации, а также передаются в архив по каждому виду отдельно (т.е. по личному составу, по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности). 1.Документы по основной деятельности (срок хранения -постоянно) и документы по ЛС (срок хранения 75 лет) нужно подшивать в разные дела?

Данный вопрос законодательством не урегулирован. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).

  1. На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, главный бухгалтер). На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать наименование организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации.

6.Еще один вопрос по поводу штатного расписания.

Штатное расписание и приказ к нему создается в конце года на следующий. Смотрите форму внутренней опи­Я — специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала. В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала. Нумеруем листы дела Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома. Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома.

Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома. Новые Популярные

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему:

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности).

Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления . Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

В качестве основания к приказам могут выступать:

  1. акты,
  2. других организаций,
  3. и ,
  4. копии личных документов и др.
  5. личные заявления работников,
  6. представления,

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее .

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком:

«Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)»

. При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

Рекомендуем прочесть:  264 ук рф колония поселение случаи

В текущем делопроизводстве с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см.

по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников». Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим .

На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу; на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках. Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д. Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности.

Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для .

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно).

Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 176 комментариев © 2011-2019 .

Все права защищены MAXCACHE: 0.5MB/0.00047 sec

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

  1. в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).
  2. в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов. Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают.
Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают.

Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях). На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях.

В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года.

При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д. Для определения сроков хранения используют:

  1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
  2. ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).
  3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  4. номенклатуру дел за соответствующий год;

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г.

и в более поздний период. Документы за 2009 г.

и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче.

Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел.

В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел. Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

  1. крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
  2. заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
  3. индекс дела по номенклатуре;
  4. срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).
  5. порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
  6. количество листов в деле;

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел.

В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности.
Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности.

Например, для номера описи 02сп-10: 02 – принятый номер отдела в организации; сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»; 10 – количество документов за определенный год, включенных в опись. Пример 1 Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок» (ООО «Хлопок») Отдел обеспечения УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела обеспечения Комкова А.П. Комкова (подпись) (расшифровка) 14.02.2013 ОПИСЬ № 02сп-10 № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количе- ство листов Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 6 7 1 02-19 Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г.

«Авд-Дем» Январь–декабрь 2010 г. 222 75 лет ЭПК 2 02-19 То же, «Дон-Зык» Январь–декабрь 2010 г. 248 75 лет ЭПК 2 а 02-19 То же, «Ике-Каи» Январь–декабрь 2010 г.

215 75 лет ЭПК 3 02-19 То же, «Кир-Куз» Январь–декабрь 2010 г. 231 75 лет ЭПК 4 02-19 То же, «Лео-Пик» Январь–декабрь 2010 г. 238 75 лет ЭПК 7 02-19 То же, «Сты-Ящи» Январь–декабрь 2010 г.

210 75 лет ЭПК В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр. (цифрами и прописью) с № 1 по № 7 , в том числе: литерные номера: 2а_______________________________________________ пропущенные номера: _5, 6_____________________________________________ Старший бухгалтер Непоседова Д.А. Непоседова (подпись) (расшифровка) 09.02.2013 СОГЛАСОВАНО Начальник канцелярии Гиляровская Л.Е.

Гиляровская (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Передал 6 (шесть)___________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и нет____________ (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам Старший бухгалтер Непоседова Д.А.

Непоседова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Принял 6 (шесть)_________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и нет______________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Ведущий специалист Рыжова Я.П.

Рыжова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов.

Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел. В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК».

Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а). В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа. Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см.

Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

Рекомендуем прочесть:  Кого касается закон о тишине

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив. Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости — список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

  1. представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
  2. рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
  3. опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
  4. утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками. К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись.

Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2 Опись дел постоянного хранения Открытое акционерное общество «Каска» (ОАО «Каска») Фонд № 1132 ОПИСЬ № 1 дел постоянного хранения за 2010 год УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С. Копылов 30.01.2013 № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количе- ство листов Примечание 1 2 3 4 5 6 Секретарь 86 01-04 Приказы № 1-168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.

и документы к ним 25 января – 22 декабря 2010 г. 192 Связка № 12 86 а 01-05 Распоряжения № 1-79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. 11 февраля – 30 декабря 2010 г.

91 Финансово-экономический отдел 87 02-03 Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему 2010 г. 25 88 02-11 Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.

2010 г. 125 В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед.

хр., (цифрами и прописью) с № 86 по № 88, в том числе: литерные номера: 86 а пропущенные номера: нет Архивист Корейко Ю.Н. Корейко 16.01.2013 Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В.

Мембрана 16.01.2013 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО «Каска» от 22.01.2013 № 1 Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3).

Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации — источники комплектования распечатывают три экземпляра описи. Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

  1. документы о проведении служебных проверок;
  2. документы о награждении;
  3. акты о несчастных случаях.
  4. личные дела и личные карточки;
  5. лицевые счета работников по заработной плате;
  6. протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
  7. приказы и распоряжения по личному составу;
  8. списки личного состава;

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел.

При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3 Опись дел по личному составу Открытое акционерное общество «Каска» (ОАО «Каска») Фонд № 1132 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С.

Копылов 30.01.2013 Опись № 2 дел по личному составу за 2010 год № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Приме-чание 1 2 3 4 5 6 61 05-06 Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение) 09 января – 26 июля 2010 г.

149 Связка № 8 62 05-28 Личные карточки работников, уволенных в 2010 г. 2010 г. 80 63 04-26 Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г.

(приказы, протоколы, объяснительные и др.) 06 августа – 02 октября 2010 г. 86 Личные дела работников, уволенных в 2010 г. 64 05-27 Афиногенов Николай Григорьевич 10 октября 2005 г.

– 04 сентября 2010 г. 25 65 05-27 Смирнова Татьяна Викторовна 29 декабря 2009 г. – 23 марта 2010 г. 18 В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Архивист Корейко Ю.Н.

Корейко 16.01.2013 Начальник отдела кадров Корягина А.Ю.

Корягина 16.01.2013 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО «Каска» от 22.01.2013 № 1 Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения – это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Приказ по личному составу

04 Сентября 2017 в 16:00 Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д. Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

Подробнее: . В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных . Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.

В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

(утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13.

Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Должно быть указано:

  1. Чётко сформулированный заголовок без точки.
  2. Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
  3. Отметка об исполнении и направлении его в дело.
  4. Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
  5. Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
  6. В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
  7. Наименование организации.
  8. Слово «Приказ».
  9. Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.

Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).

Каждый документ имеет свой срок хранения, юридически закреплённый в (ред. от 16.02.2016). Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).

Краткосрочные – это распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Долгосрочные – о приёме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, присвоении званий, аттестации, изменении фамилии, всех длительных видах отпусков (в том числе, для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) и командировок.

Отметим, что в архив внутренняя опись приказов также должна быть направлена.

Важно запомнить: документы с разными сроками хранения нельзя объединять в одно дело, это может создать лишнюю путаницу.

На все распоряжения, связанные с кадровым составом, делаются описи – сопроводительные записки, представляющие собой их краткое описание. Опись позволяет при необходимости оперативно найти нужные данные.

Она пишется в трёх экземплярах согласно форме, указанной в «Основных правилах работы архивных организаций», и включает в себя:

  1. порядковый номер;
  2. номер фонда;
  3. наименование организации;
  4. индекс дела (при наличии номенклатуры дел);
  5. заголовок дела;
  6. дата дела;
  7. количество листов.

На личные дела рекомендуется оформить отдельную опись. Тоже самое касается и лицевых счетов по заработной плате.

В предисловии к описи личного дела обычно указываются любые изменения, внесённые ранее в документ, например, смена фамилии сотрудника. В 2004 году Федеральной службой государственной статистики были утверждены единообразные формы ряда распоряжений по личному составу: о приёме на работу, об увольнении, о командировании и т.д. При этом каждое из этих распоряжений необходимо оформлять как отдельный документ.

Что касается предписаний, которые не вошли в унифицированный список, то, оформляя их, следует соблюдать — в частности, «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При этом закон позволяет вносить в них некоторые изменения, в частности, касающиеся реквизитов. При желании организация может добавлять какие-то из них, однако запрещено изменять те, что утвердил Госкомстат. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Последствия прекращения доверенности заключаются в аннулировании прав и полномочий, которые вменялись документом. Гражданский кодекс устанавливает обязательство уведомить об отмене доверенности лицо, которому она выдана. Поверенный обязан ее вернуть.

Использование заведомо недействительного документа — преступление. 06 Июня 2021 в 12:25 Проверка СЗВ-стаж онлайн в ПФР нужна для определения ошибок в документе до его сдачи в Пенсионный Фонд.

Отчет сдают один раз в год — до 1 марта года, следующего за отчетным периодом.

А также не дожидаясь указанного срока, если один из работников собрался оформлять пенсию. Онлайн-проверка актуальна с учетом возможных изменений самого бланка и порядка его заполнения. 04 Июня 2021 в 18:36 Заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР — это документ, необходимый для заключения соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Электронный документооборот (ЭДО) является прогрессивной и перспективной системой передачи данных.

Возможность и порядок передачи информации в электронной форме решается совместно территориальным органом Пенсионного фонда и страхователем. 04 Июня 2021 в 17:41 Как получить пропуск, если работаешь неофициально: попробуйте оформить его самостоятельно, а если не получится, обратитесь к работодателю и попросите о переводе на дистанционный труд. Худшее решение — вообще ничего не оформлять и ездить по городу без документов.

04 Июня 2021 в 09:08 Вынужденный простой по вине работодателя ТК РФ трактует как временное приостановление деятельности для решения экономических, технологических, организационных и иных вопросов.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+